Projeye başlamadan hazırlanacak 5 şey

Keşif görüşmesine hazırlıklı gelen ekiplerle çalışmak projeyi haftalar kısaltıyor. Aşağıdakiler, ilk görüşmeden önce toplayabileceğiniz ve doğrudan işe yarayan beş şey.

Hazırlığın asıl faydası hız değil, doğruluk. İhtiyaç ilk görüşmede net anlaşılmazsa kapsam tahminle çıkarılıyor ve tahminle çıkarılan kapsam üçüncü ayda değişiyor. Değişen kapsam ise projelerde en pahalı kalemdir.

1. Bir haftalık "etrafından dolaşma" listesi

Mevcut sistemin etrafından dolaştığınız her anı bir hafta boyunca not edin. Excel'e aktardığınız, elle kopyaladığınız, WhatsApp'tan sorduğunuz ve kâğıda yazdığınız her adım bu listeye girer.

Bu liste, ihtiyacın ne olduğunu her türlü brief'ten daha iyi anlatıyor. Üstelik hazırlaması bedava.

Her satırın yanına iki şey yazın: haftada kaç kez oluyor ve her seferinde kaç dakika alıyor. Bu iki sütun, hangi maddenin ilk sürüme gireceğine karar verirken doğrudan kullanılıyor. Excel ile nereye kadar yazısında aynı ölçümün nasıl yorumlanacağını anlattık.

2. Gerçek ekran görüntüleri ve dosyalar

Şu an kullandığınız Excel dosyasını, panel ekran görüntüsünü, doldurduğunuz formu ve yazdığınız raporu toplayın. Boş şablonlar değil, içi dolu gerçek örnekler işimize yarıyor.

Veri yapısının nasıl olması gerektiğini en hızlı bunlardan anlıyoruz. Bir tabloda "müşteri adı" sütununun bazen firma bazen kişi olduğunu, tarih formatının iki farklı yazıldığını ancak gerçek dosyada görebiliyoruz.

Kişisel veri içeren dosyalarda isim ve iletişim sütunlarını karartıp gönderin. Yapının anlaşılması için içeriğin gerçek olması yeterli, kimliğin görünmesi gerekmiyor.

3. Kimin ne göreceği

Sistemi kaç farklı rol kullanacak ve her biri neyi görecek, neyi değiştirebilecek? Kaba bir liste yeterli:

• Yönetici: her şey
• Satış: kendi müşterileri
• Muhasebe: yalnızca tahsilat
• Saha ekibi: yalnızca kendine atanan iş

Yetki yapısı sonradan değiştirilmesi en pahalı parçalardan biridir, o yüzden baştan konuşulması gerekiyor. Veri modelinin şekli doğrudan bu listeye bağlı: "kendi müşterisi" tanımı kullanıcıya mı, ekibe mi, bölgeye mi bağlı sorusunun cevabı mimariyi değiştiriyor.

4. Bağlanacak sistemlerin listesi

Hangi programları kullanıyorsunuz? Muhasebe, e-fatura, kargo, pazaryeri ve e-posta bu listeye girer. Program adlarını sürüm bilgisiyle ve varsa API dokümanı bağlantısıyla birlikte yazın.

Entegrasyonlar projelerde en çok sürpriz çıkaran kısımdır. Programın adını bilmek bile ilk görüşmede net cevap verebilmemizi sağlıyor: o programın API'si var mı, dışa aktarım yapıyor mu, yoksa arayüz üzerinden mi okunması gerekiyor.

Yanına bir soru daha cevaplayın: veri hangi yöne akacak? Tek yönlü aktarım ile çift yönlü eşitleme arasında ciddi bir iş farkı var. API entegrasyonu nedir yazısında bu farkı ayrıntılı anlattık.

5. Başarının ölçüsü

Bu proje bittiğinde neyin değişmiş olmasını bekliyorsunuz? Tek cümle yeterli ama somut olsun:

• "Teklif hazırlama süresi yarıya insin."
• "Ay sonu raporu elle hazırlanmasın."
• "Sahadaki ekip kâğıt taşımasın."

Bu cümle, proje boyunca kapsam tartışmalarının hakemi oluyor. Bir özellik bu cümleye hizmet etmiyorsa ilk sürüme girmesi gerekmiyor demektir.

Cümleyi yazarken bugünkü değeri de not edin. "Teklif hazırlama şu an ortalama 40 dakika sürüyor" bilgisi olmadan "yarıya indi" denemiyor.

Bilmeniz gerekmeyen şeyler

Bunları hazırlamanız gerekmiyor, çünkü zaten bizim işimiz:

• Hangi teknolojinin kullanılacağı
• Veritabanının nasıl kurulacağı
• Sunucunun nerede duracağı
• Ekranların nasıl görüneceği
• Kaç kişi çalışacağı ve nasıl bölüneceği

Teknik kararları sizden beklemiyoruz. Sizden beklediğimiz tek şey, işin gerçekte nasıl yürüdüğü.

Bir istisna var: verinin nerede durması gerektiğine dair bir kısıtınız varsa bunu baştan söyleyin. Yurt içi sunucu zorunluluğu gibi bir madde mimariyi baştan etkiliyor.

Kim masada olmalı

Hazırlığın en çok atlanan kısmı bu. Keşif görüşmesinde iki kişi bulunmalı: işi günlük olarak yapan kişi ve karar verebilen kişi.

Yalnızca yönetici katılırsa sürecin ayrıntıları eksik kalıyor. Yalnızca kullanıcı katılırsa kapsam kararları sonraya sarkıyor. İkisi aynı odadaysa görüşme genellikle tek oturumda bitiyor.

Bu hazırlık ne kazandırıyor

Listesi hazır gelen projelerde keşif aşaması bir görüşmede kapanıyor. Hazırlıksız gelenlerde aynı aşama iki ile dört hafta arasında sürüyor, çünkü her soru için ekip içinde bilgi toplanması gerekiyor.

Aradaki fark yalnızca zaman değil. Hazırlıklı ekiplerde ilk sürümün kapsamı daha dar ve daha net çıkıyor, bu da projenin bütününü ucuzlatıyor.

---

Bu beş maddeyi hazırladıysanız keşif görüşmesi ayarlayalım. Genellikle ilk görüşmede kapsamın büyük kısmı netleşiyor.