Hazır sistem mi, özel yazılım mı?

Bu soruya "duruma göre" demek doğru ama işe yaramaz. Aşağıda, kararı verirken gerçekten bakılması gereken kriterleri sıraladık. Çoğu şirket için doğru cevap özel yazılım değildir ve bunu söylemekte bir sakınca görmüyoruz.

Kararı zorlaştıran şey genellikle bilgi eksikliği değil, sorunun yanlış sorulmasıdır. "Hangisi daha iyi" diye sorulduğunda cevap yok. "Bu süreçte farklı olmak bana ne kazandırıyor" diye sorulduğunda cevap çıkıyor.

Önce şunu netleştirin: kaç kişi bu programı kullanacak?

Bir programı üç kişi kullanıyorsa hazır bir çözüme uyum sağlamanın maliyeti düşüktür. Otuz kişi kullanıyorsa, her birinin günde on dakika kaybettiği bir uyumsuzluk yılda ciddi bir rakama denk geliyor.

Hesabı kendiniz yapın: kullanıcı sayısı, kişi başı günlük kayıp dakika ve yıllık iş günü çarpılır. Çıkan saat, uyumsuzluğun yıllık bedelidir. Kullanıcı sayısı arttıkça denklem özel yazılım lehine dönüyor.

Hazır sistem yeterlidir, eğer...

İşiniz sektör standardına yakın yürüyorsa. Muhasebe, e-fatura ve temel CRM gibi alanlarda hazır çözümler yıllarca olgunlaşmış durumda. Bunları yeniden yazmak neredeyse hiçbir zaman mantıklı değil. Üstelik mevzuat değiştiğinde güncelleme yükünü sağlayıcı taşıyor.

Süreçlerinizi programa uydurmak sizi zorlamıyorsa. Bazen "program böyle istiyor" demek, aslında daha iyi bir yönteme geçmek anlamına geliyor. Hazır sistemler binlerce şirketin deneyiminden çıkmış varsayımlar taşır ve bu varsayımlar çoğu zaman makuldür.

Bütçe ve zaman kısıtınız varsa. Hazır sistem yarın çalışmaya başlar, özel yazılım en iyi ihtimalle birkaç ay sonra. Acil bir tıkanıklığı hazır bir çözümle geçici olarak açıp kalıcı sistemi sonra kurmak makul bir sıralamadır.

Bu iş sizin rekabet avantajınız değilse. İzin takibi yaptığınız için müşteri kazanmıyorsunuz. Rekabet avantajı olmayan süreçlerde hazır çözüm yeterlidir.

Süreç hâlâ değişiyorsa. Oturmamış bir süreci yazılıma dökmek pahalıdır. Önce hazır bir araçla birkaç ay çalışıp süreci netleştirmek, sonra yazdırmak daha ucuz oluyor.

Özel yazılım gerekir, eğer...

Sürecin kendisi işinizin farkıysa. Rakiplerinizden ayrıştığınız nokta bir süreçse, o süreci standart bir programa sıkıştırmak avantajı da siliyor.

Hazır sistemin etrafından dolaşıyorsanız. Excel'e aktarıp düzenleyip geri yüklüyorsanız, WhatsApp'tan onay alıyorsanız, iki programa aynı veriyi giriyorsanız, hazır sistem aslında çalışmıyor demektir. Excel ile nereye kadar yazısında bu belirtileri ayrıntılı sıraladık.

Birden fazla sistemi birbirine bağlamanız gerekiyorsa. Genellikle burada ihtiyaç duyulan şey yeni bir program değil, aradaki entegrasyon katmanıdır. Bu, tam bir özel yazılımdan çok daha ucuza gelebiliyor.

Lisans maliyeti kullanıcı başına büyüyorsa. Kullanıcı sayınız arttıkça artan lisans, birkaç yıl içinde özel yazılım maliyetini geçebiliyor.

Verinin sizde kalması gerekiyorsa. Bazı sektörlerde veri yurt dışı sunucuda tutulamıyor. Bu bir tercih değil, kısıttır ve hazır çözümlerin bir kısmını doğrudan eliyor.

Üçüncü bir yol: ikisi birden

Pratikte en sık önerdiğimiz çözüm budur. Muhasebeyi hazır programda bırakın, satış ve operasyonu size özel yazılan bir sisteme taşıyın, ikisini birbirine bağlayın.

Böylece olgun ve ucuz olan yerde hazır çözümü kullanmış, gerçekten farklı olduğunuz yerde kendi sisteminizi kurmuş oluyorsunuz. ERP mi, özel yazılım mı yazısında aynı yaklaşımın daha büyük ölçekteki hâlini anlattık.

Üç yıllık maliyeti yan yana koyun

Karşılaştırma genellikle yanlış kuruluyor: aylık abonelik ile tek seferlik geliştirme bedeli karşılaştırılıyor. Doğru karşılaştırma üç yıllık toplam sahiplik maliyetidir.

Hazır sistem tarafı: aylık lisans çarpı kullanıcı çarpı otuz altı ay, artı kurulum, artı veri aktarımı, artı entegrasyon geliştirmesi, artı yıllık zam.

Özel yazılım tarafı: geliştirme bedeli, artı sunucu ve servis giderleri, artı yıllık bakım, artı gelecek yılların geliştirme payı.

İki rakam çoğu zaman sanıldığından daha yakın çıkıyor. Fark kapandığında karar, maliyetten çok sahiplik ve esneklik üzerinden veriliyor.

Karar vermeden önce yapılacak tek şey

Bir hafta boyunca, mevcut sistemin etrafından dolaştığınız her anı not edin. Excel'e aktardığınız, elle kopyaladığınız, WhatsApp'tan sorduğunuz ve "sistem bunu yapmıyor" dediğiniz her adımı.

O liste kararı sizin yerinize verir. Liste kısaysa hazır sistem çalışıyor demektir. Liste uzunsa zaten özel bir yazılımı insan gücüyle taklit ediyorsunuz.

Listeyi tutarken her satırın yanına iki şey yazın: haftada kaç kez oluyor ve her seferinde kaç dakika alıyor. Bu iki sütun, hangi maddenin önce çözülmesi gerektiğini de gösteriyor.

Karar verdikten sonra

Özel yazılım tarafına geçtiyseniz her şeyi aynı anda yaptırmayın. Listenin en üstündeki tek maddeyi çözen bir ilk sürüm çıkarın, çalıştığını görün, sonra genişletin. Projeye başlamadan önce hazırlanacak 5 şey yazısı bu aşamanın hazırlığını anlatıyor.

Hazır sistemde kalmaya karar verdiyseniz de bir iş kalıyor: etrafından dolaştığınız adımlardan hangilerinin küçük bir entegrasyonla kapanabileceğine bakın. Çoğu zaman tek bir köprü, listenin yarısını siliyor.

---

Bu listeyi çıkardıysanız ve ne yapacağınıza karar veremiyorsanız bize gönderin. Özel yazılım gerekmediğini düşünürsek bunu da söylüyoruz.