ERP mi kurmalı, özel yazılım mı yazdırmalı?

ERP, bir şirketin tüm süreçlerini tek bir sistemde toplama fikridir. Doğru kurulduğunda güçlüdür. Yanlış kurulduğunda şirketin en pahalı yazılım hatası oluyor.

Bu yazı ERP'nin kötü olduğunu anlatmıyor. Anlattığı şey şu: ERP bir ürün seçimi değil, bir kapsam kararıdır ve o kapsam çoğu şirkette olması gerekenden geniş tutuluyor.

ERP projeleri neden zorlanıyor?

Şirket sisteme uyduruluyor. ERP paketleri belirli bir işleyiş varsayımıyla geliyor. Sizin işleyişiniz farklıysa iki seçenek kalıyor: süreci değiştirmek veya sistemi özelleştirmek. İkincisi hızla pahalılaşıyor.

Burada dikkat edilmesi gereken bir ayrım var. Bazı süreçler standartlaştığında şirket kazanıyor; kimse fatura kesme biçimiyle rakiplerinden ayrılmıyor. Bazı süreçlerse şirketin kendisi. Onları pakete uydurmak, farkı silmek anlamına geliyor.

Aynı anda her departman etkileniyor. Muhasebe, üretim, satış ve satın alma birlikte geçiş yapıyor. Bir yerdeki aksama bütün şirketi etkiliyor. Tek bir modülün gecikmesi tüm takvimi kaydırıyor.

Özelleştirme güncellemeyi kilitliyor. Standart pakete yapılan özelleştirmeler sağlayıcının yeni sürümüyle çakışıyor. Birkaç yıl sonra güncellenemeyen bir sistemle kalınıyor. Bu noktadan sonra her yeni ihtiyaç, sistemin etrafından dolaşılarak çözülmeye başlıyor.

Veri göçü hafife alınıyor. Eski sistemdeki yıllara yayılmış, tutarsız veriyi taşımak genellikle projenin en uzun kısmıdır. Aynı müşterinin üç farklı yazımı, kapanmamış eski kayıtlar ve boş bırakılmış zorunlu alanlar burada ortaya çıkıyor.

Eğitim bütçesi ayrılmıyor. Sistem teknik olarak çalışsa bile kullanan kişi eski yöntemine dönerse proje başarısız sayılıyor. Bu kalem tekliflerin çoğunda yer almıyor.

ERP doğru seçim, eğer...

• Süreçleriniz sektör standardına yakın yürüyorsa.
• Birden çok lokasyon veya tüzel kişilik varsa ve konsolidasyon gerekiyorsa.
• Mevzuat gereği entegre bir kayıt sistemi zorunluysa.
• Değişimi yönetecek bir iç ekibiniz varsa.
• Denetim ve raporlama yükümlülükleriniz ağırsa.

Son iki madde en çok atlananlar. ERP bir yazılım projesi olduğu kadar bir değişim yönetimi projesidir. Kararı verecek ve süreç sahiplerini masaya oturtacak bir kişi yoksa proje teknik olarak bitiyor ama kullanılmıyor.

Özel yazılım doğru seçim, eğer...

• Rekabet avantajınız belirli bir süreçteyse ve o süreç standart pakete sığmıyorsa.
• Şirketin tamamını değil, tıkanan bir veya iki süreci çözmeniz gerekiyorsa.
• Mevcut programlarınızı değiştirmek istemiyor, yalnızca birbirine bağlamak istiyorsanız.
• Kullanıcı başına lisans maliyeti ekip büyüdükçe katlanıyorsa.
• Süreciniz hâlâ oturmadıysa ve önümüzdeki yıl değişmesi bekleniyorsa.

Son madde önemlidir. Değişmeye devam eden bir süreci ERP'ye sabitlemek pahalıdır; her değişiklik danışman saati demektir.

Üçüncü yol: ikisini birleştirmek

Pratikte en sık önerdiğimiz yaklaşım budur ve çoğu orta ölçekli şirket için doğru cevaptır.

Standart olan yerde hazır kalın. Muhasebe, e-fatura ve bordro olgunlaşmış alanlardır. Yeniden yazmanın hiçbir getirisi yok. Üstelik bu alanlar mevzuat değiştikçe güncelleniyor ve o yükü taşımak istemezsiniz.

Farklı olduğunuz yerde kendi sisteminizi kurun. Üretim planlama, saha operasyonu ve bayi yönetimi gibi size özgü süreçler bu gruba giriyor.

İkisini entegrasyonla bağlayın. Veri tek yerde üretilip diğerine akıyor ve çift kayıt ortadan kalkıyor. API entegrasyonu nedir yazısında bu bağlantının nasıl kurulduğunu anlattık.

Bu yaklaşımın avantajı şu: tüm şirketi aynı anda riske atmıyorsunuz ve her parçayı ayrı ayrı değiştirebiliyorsunuz. Üretim planlama sistemini iki yıl sonra yenilemek istediğinizde muhasebeye dokunmanız gerekmiyor.

Dezavantajını da yazalım: entegrasyon katmanı bakım isteyen bir parçadır. Bir sistem API'sini değiştirdiğinde köprünün de güncellenmesi gerekiyor. Bu maliyet küçüktür ama sıfır değildir.

Hangi süreç hangi gruba giriyor?

Karar vermeyi kolaylaştıran basit bir soru var: bu süreci rakibiniz de aynı şekilde yapıyor mu?

Cevap evetse hazır çözüm kullanın. Fatura kesmek, bordro hesaplamak ve e-fatura göndermek bu gruba giriyor.

Cevap hayırsa ve fark size kazandırıyorsa kendi sisteminizi kurun. Bir müşteriye özel üretim planı çıkarma biçiminiz, bayi iskonto kurallarınız veya saha ekibinizin iş kabul akışı bu gruba giriyor.

Cevap hayırsa ama fark size bir şey kazandırmıyorsa, sistemi değiştirmek yerine süreci değiştirmek daha ucuz oluyor.

Karar vermeden önce yapılacak ölçüm

Bir ay boyunca şunları sayın:

• Kaç farklı programa aynı veriyi giriyorsunuz?
• Ay sonu kapanışı kaç gün sürüyor?
• Bir bilgiyi bulmak için kaç kişiye soruluyor?
• Elle hazırlanan kaç rapor var ve her biri kaç saat alıyor?

Bu dört sayı, ihtiyacın ERP mi, entegrasyon mu, yoksa tek bir özel uygulama mı olduğunu büyük ölçüde söylüyor. Çoğu zaman cevap üçüncüsü çıkıyor ve en ucuz olan da odur.

Bütçe karşılaştırmasını doğru kurun

ERP tekliflerinde genellikle lisans bedeli öne çıkıyor. Gerçek maliyeti görmek için şu kalemleri de ekleyin:

1. Kurulum ve danışmanlık günleri
2. Özelleştirme geliştirmesi
3. Veri göçü
4. Eğitim ve paralel çalışma dönemi
5. Yıllık bakım ve sürüm yükseltme

Aynı hesabı özel yazılım için de yapın: geliştirme, altyapı, bakım ve gelecek yılın geliştirme payı. İki tabloyu yan yana koyduğunuzda karar genellikle kendiliğinden çıkıyor.

---

Süreçlerinizi anlatırsanız hangisinin gerektiğini birlikte çıkarabiliriz. Gerekmediğini düşünürsek bunu da söylüyoruz. Bize yazın.